SWOT on monikäyttöinen analyysimalli, joka soveltuu lukuisiin käyttötarkoituksiin. Digitaalisesti toteutettuna SWOT-analyysin avulla saadaan kartutettua tietoa ja näkökulmia, jotka muuten jäisivät piiloon.
SWOT-analyysi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) on Albert Humphreyn johtaman ryhmän kehittämä nelikenttämenetelmä, jota käytetään strategian laatimisessa, sekä oppimisen tai ongelmien tunnistamisessa, arvioinnissa ja kehittämisessä.(1
SWOT-analyysille on monia erilaisia käyttötapoja. Vinkkilistoja SWOT-analyysin hyödyntämiseen löytyy esimerkiksi pienyrityksissä ja järjestöissä, sekä uuden liiketoiminnan kehittämisessä ja toiminnan arvioinnissa. Tässä muutamia esimerkkejä:
Opintokeskus Sivis liittää SWOT-analyysin osaksi järjestöjen toiminnan arviointia ja kehittämistä. SWOTia kuvaillaan toisaalta helpoksi tiedonkeruun tavaksi, toisaalta teroitetaan olemaan tarkkana kysymyksenasettelussa. SWOT-analyysin jälkeiseksi jatkotyöstöksi Sivis ehdottaa ryhmätyöskentelyä, jonka tarkoitus on laatia konkreettisia toimenpiteitä esim. uhkien välttämiseksi tai mahdollisuuksien hyötykäyttämiseksi.
Suomen Riskienhallintayhdistys on tuottanut avuliaan SWOT-pohjan ohjeineen PDF-formaatissa. Heidän mukaansa SWOT on vaivaton työkalu minkä tahansa yrityksen tai organisaation tilanneanalyysin tekemiseen. Analyysin valmistuttua on mahdollista tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja konkreettisia toimintaratkaisuja.
Visma laajentaa SWOT:in käytön oman yrityksen tilanteesta myös tuotteen ja/tai kilpailijan analysointiin. Visma tarjoilee selkeän ladattavan canvas-kuvan, jota voi käyttää SWOT-työstössä. SWOT-analyysi luo Visman mukaan mahdollisuuden pysähtyä tarkastelemaan tilannetta, jonka jälkeen on helpompaa tehdä strategisia päätöksiä ja toimenpiteitä liiketoiminnan kehittämiseksi oikeaan suuntaan.
SWOT-analyysi voi olla yksilön oman kehittymisen apuväline. Henkilökohtainen SWOT-analyysi on työkalu oman tilanteen pohtimiseen ja siihen vaikuttamiseen itselle määritettyjen konkreettisten toimenpiteiden ja tavoitteiden kautta. Yksilön motivaatiota ja volitiota tehdä muutoksia omaan tilanteeseensa helpottaa, kun hän on hahmottanut SWOT:in kautta tietoperustan. Vaikka päätöksiä tehdäänkin tunteella, on rauhoittavaa nähdä oma SWOT päätöksien pohjatietona.
Usein SWOT-analyysissä käytetään aina samaa kysymysmuotoa. Se ei kuitenkaan toimi kaikille ja joka tilanteessa. Jotta SWOT-tuottaisi mahdollisimman hyvää tietoa, kannattaa kysymykset muotoilla eri tavoin riippuen käyttötarkoituksesta. Näin varmistetaan myös hyvä kokemus osallistujalle. Lataa 5 erilaista SWOT-kysymyspohjaa eri käyttötarkoituksiin.
Ryhmän tai tiimin yhteisesti muodostettu SWOT-analyysi toimii sitouttajana. Ryhmä työstää tilannekuvan yhdessä SWOT-muotoon, jonka perusteella kirjattujen toimenpiteiden toteuttamiseen jokaisen ryhmän jäsenen on helpompi sitoutua. Jos yhteinen SWOT-analyysi paljastaa ryhmän heikkoudeksi viestinnän, on todennäköisempää, että ryhmän jäsenet sitoutuvat SWOTin jälkeen muotoiltuihin korjaaviin toimenpiteisiin verrattuna tilanteeseen, jossa ryhmän vetäjä tulee ehdottamaan täsmälleen samoja toimenpiteitä ilman ryhmän osallistamista.
Hieno asia on se, että muodostunut tulos on kaikkien yhteinen. Vaikka “oikeaa vastausta” ei olisikaan, parivertailu johtaa yhteisön tuottamaan heille oikeaan tulokseen. Esimerkiksi työstettäessä SWOT-nelikenttää Innoduelin avulla, on osallistujien helppo sitoutua yhdessä tehtyyn tulokseen ja siirtyä prosessissa eteenpäin. – Juha Keski-Filppula, Invalidisäätiö
Henkilöstö sitoutuu huomattavasti helpommin päätöksiin ja toimenpiteisiin, jos se on itse päässyt osallistumaan asian työstämiseen. Tutkimusten mukaan tunne siitä, että yksilö pääsee vaikuttamaan häneen koskeviin päätöksiin osana yhteisöä, on vahva sitoutumisen vahvistaja. Jos samat päätökset ja toimenpiteet laadittaisiin johtoryhmän toimesta, ilman henkilöstön osallistamista, on niiden toimeksipano merkittävästi haastavampaa.
SWOT:in avulla ryhmän hiljainen tieto saadaan näkyväksi ja jäsennetyksi.
SWOT-työskentelyssä muodostuu ajatusten ja mielipiteiden kooste nelikenttämuodossa.
Tuttu formaatti helpottaa kirkastusvaiheessa uuteen tietoon perustuvan päätöksenteon ja toimenpiteiden laadinnan, joiden avulla vahvuuksia vahvistetaan, mahdollisuuksiin tartutaan, heikkouksiin puututaan ja uhkia pyritään välttämään.
Osallistaminen koetaan usein haasteellisena. Kiire, osallistamisen koettu hankaluus ajavat monesti ohi päätöksenteossa, jos pohditaan osallistamisen ja ei-osallistamisen välillä. Monesti osallistaminen kuitenkin on liiketaloudellisesti kannattavaa, ja oikeilla työvälineillä myös helppoa.
Kiireen tunne ja osallistamisen toteuttamiseen liitetty hankaluus ovat molemmat relevantteja päätöksentekokriteerejä, joiden perusteella isoissa organisaatioissa osallistamisen sijaan päädytään työstämään esimerkiksi SWOT-analyysiä ja sen jälkeisiä toimenpiteitä suppealla joukolla.
Monella johtoryhmän jäsenellä on kokemuksia erilaisista SWOT-työpajoista tai SWOT-kyselyistä, jotka kenties tuottivat jotain tuloksia, mutta ei haluttua sitoutuneisuutta. Osallistaminen on tällöin lipsahtanut näennäisosallistamisen puolelle.
Yleisimpiä syitä huonoihin kokemuksiin
Innoduel on kehittänyt työkalun ja metodin, jonka avulla suurenkin joukon yhteinen SWOT-analyysi voidaan toteuttaa nopeasti ja kustannustehokkaasti Teamsin, Zoomin tai muun videoneuvotteluohjelmiston välityksellä. Osallistamalla laajasti tuotat arvokkaan kokonaisnäkemyksen vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja uhista jatkotyöskentelyä varten.
Valmis Innoduel digitaalinen SWOT-paketti alkaen 890 €. Keskustele Innoduelin asiantuntijan kanssa ja kysy lisää.
Vastaamme viestiisi mahdollisimman pian.
Lapinlahdenkatu 16
00180 Helsinki
+358 40 747 1793
Copyright Innoduel 2021. Tietosuojaseloste
