Fasilitointi

Mitä fasilitointi on?

Fasilitointi varmistaa edellytykset ryhmässä tapahtuvalle suunnittelulle ja asioiden ratkaisemiselle. Fasilitaattorin tehtävänä on mahdollistaa rakentava ja hedelmällinen yhteistyö ryhmätilanteessa. Fasilitaattori ohjaa ryhmää pääsemään kohti toivottua tavoitetta. Fasilitaattorin työkalupakkiin kuuluu erilaisia ryhmätoimintaa tukevia menetelmiä, joita käytetään ohjaamaan työskentelyä.

Fasilitointiosaamista tarvitaan miltei aina, kun ratkaistaan monimutkaisia haasteita. Fasilitoinnille on tyypillisesti tarvetta, kun käsitellään organisaation muutosprosessia, toiminnan kehittämistä, tuotekehitystä tai yhteistyömuotojen kehittämistä. Tarve fasilitoinnille voi kuitenkin syntyä myös arkisessa työskentelyssä. Kokouksen vetäjät, tiimien kanssa työskentelevät tai ideoinnin vetäjät hyötyvät kaikki fasilitointiosaamisesta ja erilaisista fasilitointityövälineistä.

Miten fasilitoinnissa onnistutaan?

Vaikka hyvä fasilitaattori pystyy ohjaamaan ryhmää tavoitteelliseen, rikkaaseen ja rakentavaan ryhmätyöskentelyyn, vaaditaan onnistuneeseen fasilitointiin myös muutakin.

Ryhmällä on oltava riittävästi tietoa käsiteltävästä asiasta.

Ryhmällä on lisäksi oltava valtuutus ratkaista käsiteltävä asia. Jos osallistuminen on näennäistä, se syö motivaatiota eikä sitouta osallistujia lopputulokseen.

Fasilitoinnin vetäjän on tärkeä pysyä puolueettomana.

Kun käsiteltävään asiaan syntyy ratkaisu ryhmän jäsenten tasavertaisena yhteistyönä, siihen on helppo sitoutua. Oleellista on, että ratkaisu on aidosti ryhmän tuottama.

Fasilitoijan muistilista

Hyväksi fasilitaattoriksi tullaan erehdysten ja onnistumisten kautta. Matkaa helpottavat mm. nämä vinkit:

1. Kertaa tilaisuuden tarkoitus ja tavoite

Vie ryhmän ajatukset pois muista akuuteista asioista. Pään tyhjennys mahdollistaa virittäytymisen yhteiseen työskentelyyn. Voit esittää avoimia kysymyksiä, kuten ”Miten päiväsi on lähtenyt käyntiin?” tai ”Mitä odotuksia sinulla on tälle työskentelylle?”

2. Luo yhteinen ymmärrys käsiteltävästä asiasta

Vasta kun yhteinen ymmärrys käsiteltävästä asiasta on saavutettu, voidaan siihen etsiä ratkaisuja. Yhteinen ymmärrys voi ensin jäädä hieman ylemmälle tasolle. Esimerkki tästä on vaikkapa teesi ”Meidän tulee luoda keskustelevampaa toimintakulttuuria.” Ylätason ratkaisut konkretisoidaan prosessin edetessä toimintasuunnitelmaksi.

3. Mahdollista anonymiteetti ja tasavertainen osallistuminen

Anonymiteetti, varsinkin keskustelun alkuvaiheessa, auttaa asian neutraalia käsittelyä. Persoonallisuus tai historian painolasti eivät vaikuta työstettävään asiaan, vaan keskustelijoiden persoonallisuus saa loistaa, ajatus virrata vapaasti ja ajatusmaalima sekä kokemukset pääsevät esille. Anonymiteetin suoja tarjoaa mahdollisuuden vastaanottaa uusia näkemyksiä ja mahdollistaa oivaltamisen riemun.

Tasavertainen keskustelu älyllistää ryhmää enemmän kuin voimasuhteet epätasaisesti jakava keskustelu. Kun ihmisille ei synny adrenaliinipiikkejä keskustelun aikana, on helpompi keskittyä itse asiaan. Jos energiaa ei kulu turhaan, oivaltaminen, oppiminen sekä sitoutuminen yhteisen keskustelun lopputulemaan helpottuu.

4. Tuota yhteisen ymmärryksen pohjalta konkreettinen toimenpidesuunnitelma

Konkreettiset toimenpiteet ovat tekijät, joiden avulla muutos todella syntyy. Yhdessä synnytetyille toimenpiteille sovitaan aikataulu ja nimetään vastuuhenkilöt.

5. Ylläpidä ja seuraa

Toimenpiteiden ylläpidossa hyvä sääntö on 30-60-90-180, joka tarkoittaa neljää asiaan sopivaa seurantatilaisuutta puolen vuoden aikana. Siihen mennessä sovittujen toimenpiteiden tulisi olla toteutettu.