Osallistava workshop

3 tapaa hyödyntää digitaalista osallistamista workshopissa

Workshopeja on yhtä monta erilaista kuin on osallistuvia ryhmiä, aiheita ja tavoitteitakin. Toteutuksesta riippumatta kannattaa pohtia seuraavia asioita innostavan ja tuloksellisen workshopin läpiviemiseksi:

• Tavoitteet: Mitä workshopissa halutaan saavuttaa? Tavoitteet on hyvä kirjata ylös jo workshopia suunniteltaessa ja viestiä ne selkeästi osallistujille.
• Osallistujat: Ketkä osallistuvat workshopiin? Onko heillä erityistarpeita? Onko kaikilla tietokone, tabletti tai älypuhelin käytössä?
• Aikataulu: Kuinka paljon aikaa on käytettävissä? Varaa riittävästi aikaa tuloksen pohjalta käytävälle keskustelulle ja mahdollisen toimenpidesuunnitelman sopimiselle.
• Roolit ja vastuut: Korosta osallistujien roolia näkemysten tuottajina. Viesti myös omasta roolistasi selkeästi.

1. Digitaalinen osallistaminen workshopin aikana

Digitaalinen osallistaminen säästää aikaa ja tuo kaikkien näkökulmat esiin ryhmäkoosta riippumatta. Tässä esimerkissä digitaalista osallistamista käytetään workshopin alussa. Digitaaliseen osallistamiseen kuluu vain 10-15 minuuttia, ja näin fokusoidulle keskustelulle sekä toimenpidesuunnitelman tekemiselle jää reilusti aikaa. 

1. Alkusanat
   Workshopin tavoitteet ja eteneminen
2. Digiosallistaminen: vastausten antaminen 
   Osallistujien näkemysten kerääminen heille esitettyyn kysymykseen
3. Digiosallistaminen: vastausten priorisointi 
   Annettujen vastausten parivertailu ja priorisointi
4. Keskustelu digiosallistamisen pohjalta
   Varaa keskustelulle enemmän aikaa tapauskohtaisesti
5. Toimenpidesuunnitelman tuottaminen ja yhteenveto

2. Digitaalinen ennakko-osallistaminen

Ennakko-osallistaminen sopii tilanteisiin, joissa workshopin vetäjälle on tärkeää kuulla osallistujia etukäteen, tai workshopissa halutaan käyttää enemmän aikaa yhteiselle keskustelulle. Se toimii myös loistavana virittäytymisenä workshopiin. Digiosallistaminen tehdään verkon yli tyypillisesti 1-5 päivää ennen workshopia.

1. Ennakko-osallistaminen: vastausten antaminen 
   Osallistujat kutsutaan sähköisesti antamaan vastaukset. 
2. Ennakko-osallistaminen: vastausten priorisointi 
   Vastausten antamisen jälkeen annetut vastaukset parivertaillaan ja priorisoidaan tärkeysjärjestykseen. Vinkki: Jos kysyt osallistujilta mitä he odottavat workshopilta, priorisointi ei tarvitse toteuttaa.
3. Workshop: keskustelu 
   Keskustelu ennakko-osallistamisella saatujen tulosten pohjalta.
4. Workshop: toimintasuunnitelma
   Toimintasuunnitelman ja seuraavien askelmerkkien sopiminen ennakko-osallistamisen ja workshopissa tapahtuneen keskustelun pohjalta.

3. Digitaalinen osallistaminen pienryhmätyöskentelyssä

Sopii tilanteisiin, joissa osallistujia on useita kymmeniä tai satoja. Tämä malli toimii hyvin myös silloin, kun eri ryhmiltä halutaan oma tulos, tai kun käsitellään useita aiheita samanaikaisesti.

1. Alkusanat
   Workshopin tavoitteet ja eteneminen. Jakautuminen pienryhmiin.
2. Digiosallistaminen: vastausten antaminen 5-10 min
   Jos vastauksia halutaan työstää parityönä, varaa tähän vaiheeseen 5-10 min enemmän aikaa.
3. Digiosallistaminen: vastausten vertailu ja priorisointi 5 min
4. Keskustelu pienryhmässä 15-x min
5. Tulosten läpikäynti yhteisesti